사회복지시설에서의 물품 구입과 지출 증빙

- 물품구입, 과연 얼마 이상의 경우 견적서를 첨부해야 하는가? -

부산복지개발원에서 제작 배포한 “사회복지시설 운영규정 및 재무회계 매뉴얼” 제2권 재무회계 편(p.60~61)에 보면 사회복지시설에서 지출시 증빙해야하는 서류들을 잘 정리해 놓고 있다.

2) 증빙에 필요한 서류

(1) 증빙서류 원본주의 : 수입 또는 지출결의서에 붙이는 증빙서류는 원본에 한한다. 다만, 부득이한 경우에는 “원본과 같음”(= 원본대조필) 확인 하고 날인 후 그 사본을 첨부한다

(2) 첨부서류

① 세금계산서 또는 간이영수증, 신용카드 구매 시 매출전표 → 신용카드 구매 시도 간이 영수증(거래명세서, 세금계산서, 계산서 등) 지참 요망

② 무통장 입금증

③ 계약서(계약금액 2천만원이하 생략가능) → 계약서는 원칙적으로 작성하여야 한다.  단, 2천만원 이하의 경우 계약서 작성 생략이 가능하나 구입과 지출결의서 작성을 통한 계약으로 계약서를 대신할 수 있으며 청구서, 각서, 협정서 등  계약 성립의 증거가 될 수 있는 서류를 확보하여야 한다.

④ 거래명세서

⑤ 견적서(비교견적서 별도구비)

⑥ 사업자등록증 사본 : 거래상대방이 어떤 증빙서 발급대상자인지를 확인하기 위하여 필요하다.

- 일반 과세자 : 세금계산서 발행, VAT지급

- 간이 과세자 : 간이영수증 또는 금전등록기 영수증 발행

- 면세 사업자 : 계산서 발행

⑦ 통장사본

⑧ 관련사진(공사 또는 비품 구입시) → 전․중․후 사진 첨부

3) 기타 사항

견적서 수령 시 확인사항 : 사업자등록번호, 주소, 대표자 이름 및 인장

또한 결의서의 용도와 그에 따른 첨부서류도 아래 표와 같이 잘 정리해 두고 있다.

하지만 잘 정리된 것의 여부를 떠나, 견적서라는 부분 하나를 놓고 고민을 해보게 되었다. 과연 1만원 짜리 물품 하나를 구입함에 있어서도 모든 지출 증빙에 견적서를 첨부해야만 하는 것일까? 현실적으로 불합리한 것이 아닌가라는 의문을 품고 그에 대한 관련 정보들을 검색해 보았다.

구분 종류	용도(목명)	첨부서류
지출 결의서 (사회복지법인 재무․회계 별지서식 회계-4)	인건비 중 제수당 업무추진비, 공공요금 제세공과금, 급량비 복리후생비, 수수료 각종 부담금, 출연금 등 자본지출 중 시설비(계약서 작성 시) 등	해당목에 부합되는 관련 근거서류 ①품의서 ②청구서 ③영수증 ④지급내역서 등
봉급지출결의서 (사회복지법인 재무․회계 별지서식 회계-5)	급여, 상여금, 일용잡급, 퇴직금 및 퇴직적립금등의 인건비	봉급총내역서 첨부
구입과 지출 결의서 (사회복지법인 재무․회계 별지서식 회계-6)	인쇄비, 제작비, 물품구입비, 자산취득비 등	물품 구입 계약서, 인쇄 계약서 사용 또는 이에 부합되는 관련 근거서류
공사(수선) 집행과 지출결의서 (사회복지법인 재무․회계 별지서식 회계-7)	계약서 작성(계약금액 2천만원이하-부가세 제외)을 생략하는 공사 또는 장비․물품 수선의 경우 사용(이면에 양식 계약사항 표기)	공사(수선) 집행 계약서 또는 이에 부합되는 관련 근거서류

우선 법적인 용어를 명확히 이해하고 넘어갈 필요가 있을 것같다. 우리가 언급하게 될 물품을 구입한다고 하는 것은 바로 판매자와 계약을 통해 이루어지는데, 판매자를 임의로 선택하여 체결하는 계약을 수의계약이라고 부른다.

수의계약(隨意契約) : 「특정조달을 위한 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 특례규정」 제2조제6호

6. "수의계약"이라 함은 특정조달계약에 있어서 발주기관이 경쟁입찰에 의하지 아니하고 계약상대자를 결정하는 계약을 말한다.

이상의 전제 하에서 관계법령들을 조사해 보았다.

모든 사회복지시설은 「사회복지법인 및 사회복지시설 재무·회계규칙」을 준용해야하는데, 이 규칙에서 계약에 대한 부분은 「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」, 같은 법 시행령 및 같은 법 시행규칙을 준용한다고 명시하고 있다.

「사회복지법인 및 사회복지시설 재무·회계규칙」

제30조의2 (계약의 원칙)

계약에 관한 사항은 「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」, 같은 법 시행령 및 같은 법 시행규칙을 준용한다. 다만, 국가·지방자치단체·법인 외의 자가 설치·운영하는 시설 및 「영유아보육법」 제2조에 따른 어린이집의 경우에는 그러하지 아니하다. [개정 2012.8.7]

[전문개정 2009.2.5.]

「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」

제9조 (계약의 방법)

① 지방자치단체의 장 또는 계약담당자는 계약을 체결하려는 경우에는 이를 공고하여 일반입찰에 부쳐야 한다. 다만, 계약의 목적·성질·규모 및 지역특수성 등을 고려하여 필요하다고 인정되면 참가자를 지명(指名)하여 입찰에 부치거나 수의계약(隨意契約)을 할 수 있다.

② 제1항 본문에 따라 일반입찰에 부치는 경우 대통령령으로 정하는 바에 따라 입찰 참가자격을 사전심사하여 적격자만을 입찰에 참가하게 하거나 시공능력, 실적, 기술보유상황, 재무상태, 주된 영업소의 소재지 등으로 입찰 참가자격을 제한하여 입찰에 부칠 수 있다.

③ 제1항 단서에 따른 지명기준 및 지명절차, 수의계약의 대상범위 및 수의계약상대자의 선정절차, 그 밖에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

④ 지방자치단체의 장 또는 계약담당자는 제1항 단서에 따라 수의계약을 체결한 경우 대통령령으로 정하는 바에 따라 수의계약 내용을 공개하여야 한다.

[전문개정 2009.2.6] [[시행일 2009.8.7.]]

「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」

제25조 (수의계약에 의할 수 있는 경우)

① 지방자치단체의 장 또는 계약담당자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 법 제9조제1항 단서에 따른 수의계약에 의할 수 있다. [개정 2011.9.15, 2011.10.28 제23267호(환경기술 및 환경산업 지원법 시행령), 2011.11.23 제23313호(산업기술혁신 촉진법 시행령), 2012.5.23, 2012.10.8 제24130호(지역균형개발 및 지방중소기업 육성에 관한 법률 시행령), 2013.3.23 제24425호(안전행정부와 그 소속기관 직제)]

5. 「건설산업기본법」에 따른 종합공사의 경우 추정가격이 2억원(「건설산업기본법」에 따른 전문공사의 경우에는 1억원, 「전기공사업법」에 따른 전기공사, 「정보통신공사업법」에 따른 정보통신공사 또는 「소방시설공사업법」에 따른 소방시설공사, 그 밖에 공사 관련 법령에 따른 공사의 경우에는 8천만원) 이하인 공사, 추정가격(임차나 임대의 경우에는 연액 또는 총액 기준)이 5천만원 이하인 물품의 제조·구매·용역 계약 또는 그 밖의 계약의 경우

제30조 (수의계약대상자의 선정절차 등)

① 지방자치단체의 장 또는 계약담당자는 수의계약을 체결하려는 경우에는 2인 이상으로부터 견적서를 받아야 한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 1인으로부터 받은 견적서에 의할 수 있다. [개정 2011.9.15]

2. 추정가격이 2천만원 이하인 공사, 물품의 제조·구매 및 용역의 경우

④ 제1항부터 제3항까지의 규정에도 불구하고 안전행정부령으로 정하는 경우에는 견적서 제출을 생략하게 할 수 있다. [개정 2013.3.23 제24425호(안전행정부와 그 소속기관 직제)]

「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행규칙」

제33조 (수의계약 체결 시 견적서 제출 생략의 대상)

영 제30조제4항에 따라 수의계약 체결 시 견적서 제출을 생략할 수 있는 경우는 다음 각 호의 경우로 한다.

1. 전기, 가스, 수도 등의 공급계약을 체결하는 경우

2. 추정가격이 100만원 미만인 물품의 제조·구매·임차 및 용역 계약을 체결하는 경우

3. 추정가격이 100만원 미만인 물품을 「여신전문금융업법」에 따른 신용카드로 구매하는 경우

4. 국가 및 다른 지방자치단체와 수의계약을 체결하는 경우

[전문개정 2010.11.5.]

간단히 위 법령의 내용을 요약해 보면, 5000만원 이하인 경우 수의계약(2인 이상 견적서)이 가능하며, 2000만원 이하인 경우 1인 견적으로 수의계약이 가능하다. 또한 100만원 미만의 물품 구입의 경우에 대한 수의계약의 경우 견적서 제출을 생략할 수 있다.

덧붙여 5000만원 이하인 계약의 경우 계약서의 작성 또한 생략할 수 있다.

「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」

제14조 (계약서의 작성 및 계약의 성립)

① 지방자치단체의 장 또는 계약담당자는 계약을 체결하려는 경우에는 계약의 목적, 계약금액, 이행기간, 계약보증금, 위험부담, 지연배상금(遲延賠償金), 그 밖에 필요한 사항을 명백히 적은 계약서(「전자서명법」 제2조제1호에 따른 전자문서에 의한 계약서를 포함한다. 이하 같다)를 작성하여야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 경우에는 계약서의 작성을 생략할 수 있다.

② 제1항 본문에 따라 계약서를 작성하는 경우에는 그 지방자치단체의 장 또는 계약담당자와 계약상대자가 계약서에 기명·날인하거나 서명함으로써 계약이 확정된다.

[전문개정 2009.2.6] [[시행일 2009.8.7.]]

「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」

제50조 (계약서 작성의 생략)

법 제14조제1항 단서에 따라 계약서의 작성을 생략할 수 있는 경우는 다음 각 호와 같다.

1. 계약금액이 5천만원 이하인 계약을 체결하는 경우

2. 경매에 부치는 경우

3. 물품을 매각할 때 매수인이 즉시 대금을 내고 그 물품을 인수하는 경우

4. 국가기관과 계약을 체결하거나 다른 지방자치단체와 계약을 체결하는 경우

5. 전기·가스·수도의 공급계약 등 그 계약의 성질상 계약서를 작성할 필요가 없는 경우

[전문개정 2010.7.26][[시행일 2010.10.27]]

그런데 사회복지현장은 어떠한가? 적게는 10만원, 많게는 30만원 이상의 물품을 구매코자 할 때에는 비교견적의 징구를 요구하고 있다. 과연 타당한 것인가? 최대한 가격비교를 통해 저렴한 물품을 구입하는 것은 보조금을 지원받고, 후원금을 통해 사회복지사업을 수행하는 사회복지시설의 당연한 의무이고 이를 사회복지시설을 자체적으로 추진하고 있다면 매우 고무적인 일이 아닐 수 없지만, 일견 이것이 사회복지시설의 회계 부정을 미리 염두에 두고 제한하고자 함이거나 이를 통해 사회복지시설을 좌지우지 하고자 하는 지자체의 통제 수단이라고 한다면 얘기는 달라진다.

다만, 부산시는 계약 투명성 강화를 위해 공사,용역, 물품을 대상으로 하는 계약에서 지난 2011년 1월 1인 견적 수의 계약에 2인 이상 견적서 제출을 의무화하고, 그 금액도 2천만원을 1천만원으로 하향조정한데 이어, 2012년 4월부터는 300만원 이상 1천만원 미만 건도 2인 이상 견적서 제출을 의무화 했다.

그렇다 하더라도 우리가 알고 싶은 소액 물품 구입에 관한 견적서의 징구의무와는 크게 관련이 없어 지정정보처리장치(국가종합전자조달시스템, www.g2b.go.kr) 이용하지 않고 수의계약 가능하다.

부산시의 지침을 반영하여 재정리 하면, 100만원 미만의 물품 구입시에는 견적서 징구가 필요없으며 특히나 신용카드를 이용한 결제의 경우에는 견적서, 계약서 등의 징구가 필요없다. 그리고 100만원 이상 300만원 미만의 경우 1인 견적이 필요하며, 300만원 이상의 경우에는 2인 이상의 견적이 필요한 걸로 결론내릴 수 있을 것이다.

한편, 1인 견적에 의한 수의계약시 유의해야할 사항은 “계약담당자는 1인으로부터 견적서를 제출받아 제출된 견적가격이 거래실례가격, 통계작성 승인을 받은 기관이 조사·공표한 가격, 감정가격, 유사거래 실례가격 등과 비교 검토하여 가장 경제적인 가격으로 최종 계약금액을 결정”해야한다는 사실이다.

상기 내용은 앞선 법령들을 바탕으로한 안전행정부의 예규에 보다 구체적인 내용들이 있다. 현 「지방자치단체 입찰 및 계약 집행기준」(안전행정부예규 제2호, 2013. 3. 26.)에 따르면, p.119 ‘제5장 수의계약 운영요령’에 아래와 같이 명시하고 있다.

전차 예규인 행정안전부예규 제2호(2013. 3. 26)

= 참조 ================================================================================

2. 금액기준에 따른 1인 견적서 제출 가능 수의계약

가. 대상

구분	유형	주 요 내 용				견 적 서 제출방법
		종합공사	전문공사	전기 등 그 밖의 공사	용역․물품 기타
1인 견적 제출가능	금액 기준	추정가격 2천만 원 이하				◦ 지정정보처리장치에 의하지 않고 수의계약 가능

나. 수의계약 요령

1) 계약담당자는 1인으로부터 견적서를 제출받아 제출된 견적가격이 거래실례가격, 통계작성 승인을 받은 기관이 조사·공표한 가격, 감정가격, 유사거래 실례가격 등과 비교 검토하여 가장 경제적인 가격으로 최종 계약금액을 결정한다.

조달청장이 조사 통보한 가격, 재정경제부장관이 정하는 기준에 적합한 전문가격조사기관으로서 재정경제부장관에게 등록한 기관 (대한건설협회, 한국물가협회, 한국응용통계연구소, 한국물가정보센터, 한국공정가격협회)이 조사하여 공표한 가격 및 각 중앙관서의 장 또는 계약담당공무원 이 2인 이상의 사업자에 대하여 당해 물품의 거래실례를 직접 조사하여 확인한 가격

2) 계약담당자는 <별표 1>의 결격사유가 있는 자와 수의계약을 체결해서는 아니 된다.

3) “2)”의 결격사유에 해당되는지 여부를 확인하기 위하여 〈별지 1〉에 따른 각서를 징구하고 우선 계약을 체결 할 수 있다.

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그렇다면 도대체 사회복지현장의 이 불합리한 견적서 징구 조건은 어디서 나온 것이며, 사회복지시설은 어떤 기준을 따라야만 옳은 것일까?

확인한 바로는 사회복지공동모금회는 회계의 투명성을 위해 자체적인 지침에 의거하여 30만원 이상의 물품을 제작 구입하는 경우 비교견적서의 첨부를 요구하고 있는 것으로 나타났다. 또한 이는 비품 또는 장비, 자료집 제작의 경우에도 적용하고 있었다.

단가가 적다고 하더라도 여러개를 구입함으로써 그 합계 가격이 초과하면 비교견적 징구가 필요합니다. 단, 단가가 다른 여러 종류의 물품의 구매합계에 대해서는 적용되지 않습니다.

이제 결론을 내려보자.

사회복지시설은 100만원 미만의 물품 구입시 원하는 구매처에서 견적서 징구 없이 물품을 구입할 수 있다.

다만, 30만원을 초과하는 경우라면 대부분 비품의 구입에 해당할 것이며, 여러 물품을 구입하는 경우라 하더라도 충분히 가격할인 등의 협상조건이 되는 바, 가격비교를 통해 구입하고 이 과정에서 당연히 발생하게 되는 견적서를 징구하여 확인하는 것이 합리적일 것이라고 본다.